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Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug

Änderung der Rechtslage!

Seit dem Jahr 2011 werden vom Finanzamt grundsätzlich auch elektronisch versandte Rechnungen akzeptiert, selbst wenn sie nicht digital signiert sind. § 14 Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) wurde vom Gesetzgeber entsprechend geändert.

Die nachfolgenden Darstellungen sind daher überholt.

§ 15 UStG erlaubt dem Unternehmer den Abzug von Vorsteuerbeträgen, wenn er im Besitz einer nach §§ 14, 14 a UStG ausgestellten Rechnung für Leistungen ist, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgestellt worden ist.

Im Online-Geschäftsverkehr ist man natürlich auch oder gerade bei einem Leistungsaustausch, der nur zwischen Unternehmern stattfindet, bemüht, den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Zu diesem Zweck werden im Online-Handel Rechnungen gerne einmal als Mail oder auch als Mail-Anhang dem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt. Nur in den seltensten Fällen folgen diese Rechnungen nochmals in Papierform auf dem Postweg.

Berücksichtigen sollte man allerdings, dass die Rechnungsstellung auf dem elektronischen Weg im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht an strenge formale Vorgaben gebunden ist. Nur bei Berücksichtigung dieser Vorgaben hat der Rechnungsempfänger die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Nimmt ein Unternehmer Rechnungen herein, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, hat er spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung ein Problem in Höhe von meist 19% der erhaltenen Lieferung oder Leistung.

Im Einzelnen:

Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung muss die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet sein. Nur eine Rechnung, die diese Voraussetzungen erfüllt, berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung kann nunmehr nachgewiesen werden durch

  • eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung, oder

  • eine im so genannten EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelte Rechnung, wenn zusätzlich eine Sammelrechnung auf Papier oder eine Rechnung in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur übermittelt wird.

Einzelheiten zu der in diesem Zusammenhang zwingend notwendigen elektronischen Signatur enthält das Signaturgesetz.

Schließlich muss der Empfänger der Rechnung mit deren Übermittlung in elektronischer Form einverstanden sein.